Kokousten järjestämisessä laatu korvaa määrän, eikä kokoustaminen enää istu moderniin työelämään. Usein omat työt kertyvät, jos päivät täyttyvät kokoustilassa istumisesta, ja to-do-lista kasvaa. Kokouksessa olisi hyvä voida keskittyä käsiteltävään aiheeseen, mutta usein ulkopuolisia keskeytyksiä tulee niin paljon, ettei keskittyminen onnistu. Paikallaan istuminen ei ole hyväksi ja usein ilmanvaihto ei kokoushuoneissa ole paras mahdollinen. Monesti kokouksen aiheet olisikin voitu käsitellä parin sähköpostiviestin avulla, jolloin kaikki olisivat tyytyväisiä. 

Joskus kokous kannattaa kuitenkin järjestää. Miten tehdä kokous kaikille mukavaksi, tehokkaaksi ja ajankäytöllisesti kannattavaksi tilaisuudeksi? Tässä artikkelissa jaamme parhaat vinkit onnistuneen kokouksen järjestämiseen.

1. Onnistuneen kokouksen takana on huolellinen suunnittelu. Asialista kannattaa käydä huolella läpi ennen kokoukseen kutsumista ja miettiä, ovatko kaikki kohdat todella tarpeen käydä läpi yhteisellä ajalla. 
2. Aikataulutus on tärkeää. Varaa kokouksen alkuun ja loppuun tarpeeksi aikaa yleiselle järjestäytymiselle ja juttelulle. Usein tärkeimmät huomiot ja kommentit syntyvät vapaan keskustelun aikana, joten pidä huolta, että sille jää aikaa.
3. Laadukas kokoustila vaikuttaa huomattavasti tunnelmaan ja viihtyvyyteen. Oli kokoustila sitten oman toimiston tiloissa tai vuokratila, pidä huolta siitä, että fasiliteetit ovat kunnossa. Ilmanvaihto, toimivat wc-tilat, äänieristetyt seinät, ilmaiset virvoitusjuomat ja mahdollinen välipalatarjoilu tekevät kokoustamisesta mukavampaa. Myös ergonomiset tuolit ja älykkäästi suunniteltu pistorasian sijoittelu helpottavat kokoustamista.
4. Huolehdi siitä, että osallistujat pääsevät ääneen tasapuolisesti. Puheenjohtajan ei tulisi olla äänessä enempää kuin kokouksen muidenkaan osallistujien. Onnistunut kokous koostuu napakasta asialistasta ja keskustelun onnistuneesta ja sujuvasta ohjailusta.
5. Kerro mahdollisuudesta palata aiheisiin kokouksen ulkopuolella. Usein parhaimmat ajatukset tulevat mieleen jälkikäteen, joten niiden kertomiseksi kannattaa olla selkeä  kanava, jota voi hyödyntää myös kokouksen jälkeen.